Zur Vorbereitung für die Lehrabschlussprüfung als Archiv-, Bibliotheks- und Informationsassistent*in haben wir (Rae, Martha, Eva, Alex und ich) einige Begriffe gesammelt und definiert.

Adjustieren #

Unter Adjustieren versteht man die Endkontrolle, das Einkleben der Sicherungsstreifen und das Drucken und Aufkleben der Etiketten.

ALMA #

Alma, das Cloud-basierte System des Herstellers ExLibris und ist das primäre Bibliothekssystem im österreichischen Bibliothekenverbund.

Akt #

Einheit, die alle Vorgänge zu einem Geschäftsfall (meistens einer Behörde) zusammenfast. Um die Akten wiederzufinden, gibt es Protokollbücher, in denen die Akten verzeichnet werden. Der Protokolleintrag enthält mindestens eine Aktenzahl, den*die Einbringer*in, eine*n Sachbearbeiter*in, einen Betreff und Datumsangaben wie das Eingangsdatum. Der Akt selbst besteht aus den Geschäftsstücken (= z.B. Briefen) und den einzelnen Dokumenten.

Archivtektonik #

Eine hierarchische Gliederung der Bestände innerhalb eines Archivs in eine Baumstruktur. Ist das Archiv nach dem Provinenzprinzip organisiert, bildet sie Provenienzstellen und deren Zusammenhang im Archivgut ab.

Ebenen der Archivtektonik #

flowchart TD
    A[Bestand]
    B[Serie]
    C[Serie]
    A-->B
    A-->C
    D[Akt]
    E[Akt]
    F[Akt]
    B-->D & E
    C-->F
    G[Einzelstück]
    H[Einzelstück]
    I[Einzelstück]
    J[Einzelstück]
    D-->G
    E-->H
    F-->I & J

Der Bestand könnte z.B. Personalakten sein, dann ist die Serie “Verwaltungspersonal”, es gibt einen Akt “Personalakt Sebastian Elisa”, in dem es die Einzelstücke “Abschlusszeugnis” und “Gehaltsabrechnung April 2023” gibt. Statt “Akt” kann man auch “Konvolut” sagen.

flowchart TD
    A[Personalakten]
    B[Verwaltungspersonal]
    C[Technisches Personal]
    A-->B
    A-->C
    D[Sebastian Elisa]
    E[Andreea]
    F[Maria]
    B-->D & E
    C-->F
    G[Lohnzettel 1]
    H[Lohnzettel 2]
    I[Abschlusszeugnis]
    J[Arbeitszeitliste 1]
    K[Stammblatt]
    D-->G & H
    E-->I
    F-->J & K

Aufsatzsammlung #

Zusammenstellung kürzerer Beiträge von einer Person oder zu einem Thema.

Belletristik #

Art von im Buchhandel angebotener Literatur, die unterhaltsam und spannend ist, aber nicht immer hohe Qualität hat.

Berufsverbände #

IFLA #

International Federation of Library Associations and Institutions, eine Internationale Vereinigung bibliothekarischer Verbände und Einrichtungen.

BVÖ #

Büchereiverband Österreichs, die Interessensvertretung der öffentlichen Büchereien in Österreich. Verantwortlich für die Abwicklung der Büchereiförderung des Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport.

VÖB #

Vereinigung Österreichischer Bibliothekarinnen und Bibliothekare. Vertritt die Berufsinteressen der Bibliothekar*innen in Österreich.

OBVSG #

Österreichische Bibliothekenverbund- und Serviceverbundgesellschaft m.b.H.; Lizenziert ALMA und betreibt diverse andere Dienste, vergibt die österreichischen ISIL.

ÖGDI #

Österreichische Gesellschaft für Dokumentation und Information. Die Berufsvertretung für Dienstleister im Bereich Dokumentation und Information.

VÖA #

Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare. Vertritt die Interessen der gerade genannten.

ICA #

International Council on Archives. Internationale Vereinigung von Archiven.

EBLIDA #

European Bureau of Library, Information and Documentation Associations. Sozusagen der Dachverband der Dachverbände.

Bestand #

Warenmenge; Bücher die wir wirklich im Magazinen lagern.

Editorial #

Vorwort des Herausgebers in einer Zeitschrift oder den Leitartikel einer Zeitung.

Etat #

“Budget” in der Volkswirtschaftslehre. “Geldtöpfe”, auf die Rechnungen gebucht werden, mit der Summe des Geldes, welches man ausgeben kann.

Fachbuch #

Buch mit einem zu einem Fachgebiet gehörenden Inhalt, das man nicht zur Unterhaltung, sondern zur Weiterbildung liest. Setzt Wissen voraus.

Findmittel #

Schriftliches Verzeichnis der Archivalien eines Archives. Können Bücher, Karteikarten oder auch Datenbanken sein.

Fernleihe #

Bücher und andere Medien werden an andere Bibliotheken versandt oder von diesen angefordert, die es dann deren Benutzer*innen zur Verfügung stellen. Dazu schließen die Bibliotheken untereinander Fernleihvereinbarungen ab, die die Bedingungen regeln (Ausleihdauer, eventueller Kostenersatz, etc.), unter denen die Fernleihe durchgeführt wird. Falls Kosten anfallen, werden diese oft mit „IFLA-Vouchern” beglichen, das ist ein Geldersatz, der von der IFLA verwaltet wird, und zur Abrechnung von Bibliotheksdienstleistungen unter Bibliotheken verwendet werden kann. Viele Bibliotheken in Österreich orientieren sich an der ÖFLO 1996.

Aktiv #

Meine Institution versendet.

Passiv #

Meine Institution empfängt.

Formalerschließung #

Die “formale” Beschreibung des Buches; Umfasst wie viele Seiten es hat, wo wurde es von wem verlegt, enthält es Illustrationen, gibt es eine*n geistige*n Schöpfer*in, …

Siehe auch: Sacherschließung

Ebenen eines Datensatzes #

flowchart TD
    A[Bibliothekgrafischer Datensatz]
    B[Bestandsdatensatz]
    C[Exemplardatensatz]
    D[Exemplardatensatz]
    A-->B
    B-->C & D

Bibliothekgrafischer Datensatz #

Beschreibt das Werk und steht daher ganz oben. Hier sind allgemeine Daten wie Titel, Herausgeber*in, Verlag etc. vermerkt. Das ist auch die Ebene, in der Formalerschlossen wird. In ALMA enthält sie lokale Felder und wird mit der Netzwerkzone geteilt.

Bestandsdatensatz #

Beschreibt den Bestand und auch Nachweis, welchen Bestand wir genau in unserer Bibliothek haben. Enthält Angaben wie die Signatur und den Standort.

Exemplardatensatz #

Beschreibt das Exemplar (das vor mir liegt) an sich. In ALMA “hängen” sie sozusagen am Bestandsdatensatz. Diese Ebene enthält die Inventarnummer, den Strichcode, die Exemplarsignatur.

Normalisierung #

Namen werden in eine standardisierte („normierte”) Form gebracht:
„Sebastian Elisa Pfeifer” wird zu „Pfeifer, Sebastian Elisa” d.h. Nachname, Vorname. Bei verschiedenen Funktionen in der Verantwortlichkeitsangabe die Leute mit , trennen und die Funktionen mit ; und einem Leerzeichen davor und danach, also z.B.: „Sebastian Pfeifer ; Vicky, Harald (Hrsg)” In ALMA und MARC21 bekommt jede Person ein eigenes Feld.

FRBR #

Functional Requirements for Bibliographic Records
Beschreibung der Grundlagen der Beziehungen der Entitäten (Aspekte) eines Werkes in einer Baumstruktur; Theoretische Grundlage für RDA.

Wichtige FRBR Entitäten #

flowchart BT

subgraph ent [Entität]
    direction LR
    Werk
    Expression
    Manifestation
    Exemplar

    Werk -- realisiert durch --> Expression
    Expression -- verkörpert in --> Manifestation
    Manifestation -- beispielhaft in --> Exemplar
end

Person -. erschafft .-> Werk
Person -. realisiert .-> Expression
Person -. erstellt .-> Manifestation
Person -. besitzt .-> Exemplar

Eine “Person” ist hier nicht auf natürliche Personen beschränkt, sondern kann auch eine juristische Person (also eine Körperschaft) und ähnliches sein.

FRBR Praxisbeispiel #

flowchart TD
    werk["`**Werk**
    *Das Manifest der kommunistischen Partei*`"]

    expren["`**Expression**
    Englische Übersetzung
    *The Communist Manifesto*`"]

    exprro["`**Expression**
    Rumänische Übersetzung
    *Manifestul Partidului Comunist*`"]

    manpol["`**Manifestation**
    beim Verlag
    *Political Publishing House*`"]

    manpath["`**Manifestation**
    beim Verlag
    *Pathfinder Press*`"]

    manvic["`**Manifestation**
    beim Verlag
    *Vicovia*`"]

    exloc["`**Exemplar**
    in der
    *Library of Congress*`"]

    exmit["`**Exemplar**
    in der
    *MIT Bibliothek*`"]

    exedin["`**Exemplar**
    in der
    *Edinburgh University Library*`"]

    extimis["`**Exemplar**
    in der
    *Biblioteca Centrală Universitară din Timișoara*`"]

    werk --> expren & exprro
    expren --> manpath & manpol
    exprro --> manvic
    manpath --> exloc & exmit
    manpol --> exedin
    manvic --> extimis

Geistige*r Schöpfer*in #

Eine natürliche oder juristische Person oder Personengruppe, die (gemeinschaftlich) für die Erschaffung eines Werkes verantwortlich ist (Autor*in).

GND #

Gemeinsame Normdatei; Beschreibt Personen, Körperschaften, Kongresse, Schlagwörter und Werktitel und wird dazu genutzt, Normdaten zu verwalten. Beim Katalogisieren werden z.B. Personen mit der GND verlinkt.

Haupttitelblatt #

Auf dem Haupttitelblatt befindet sich der Haupttitel, Titelzusatz, geistige*r Schöpfer*in (Autor*in), Namen von Mitwirkenden (Herausgeber*in, Übersetzer*in etc.) Auflagenbezeichnung, Verlagsangaben. Bei mehrbändigen Werken befinden sich die Bandzählung und der Reihentitel auf dem Blatt. Manche Angaben findet man auch im Impressum, dass entweder auf der Rückseite des Haupttitelblattes oder am Ende des Buches ist.

Impressum #

Abschnitt in Zeitungen, Büchern oder Zeitschriften, die Informationen über den Verleger, Erscheinungsort und Verlag enthalten. Die Angaben können nur die gesetzlich vorgeschriebenen sein oder darüber hinaus.

Index #

Was ist das? #

Ein Findmittel, wird für die Suche in der Registratur benötigt. Wurde parallel zum Einlaufprotokoll geführt. Das Einlaufprotokoll (Zahlenregister) hat die gleiche Funktion wie das Postbuch und ist ähnlich aufgebaut.

Wozu brauche ich den? #

Früher gab es kein Excel, somit konnten Menschen auch nicht mit “Steuerung F” suchen. Die Lösung: Ein Index. Hier werden die einlaufenden Geschäftsstücke nach Anfangsbuchstaben alphabetisch eingetragen. So kann es sein, dass unter dem Buchstabenreiter M auf Müller, Mischek und dann erst Mayer folgt. Bei jeder Person (Personenindex), jedem Namen (Namensindex) und jedem Betreff (Sachindex) muss die Geschäftszahl vermerkt sein. Erst mit der Geschäftszahl finden Menschen in der Registratur den gewünschten Akt. Weiß man nicht die Geschäftszahl, kann man nach Namen und Betreff suchen.

ISAD(G) #

International Standard for Archival Description (General)
Ein Standard für die Verzeichnung von Archivgut. Sozusagen RDA für Archive.

Wichtigste Angaben #

Signatur, Titel, Zeitraum, Zugangsbestimmungen.

Inventarnummer #

Eine Inventarnummer macht ein Buch eindeutig identifizierbar und existiert daher immer nur einmal.

ISBN #

International Standard Book Number; Nummer die Bücher erhalten, um sie vor allem im Buchhandel identifizieren zu können. z.B. 978-3-89965-777-7 oder die alte Form 3-89965-777-2. Beide Schreibweisen können in die jeweilige andere Form “umgerechnet” werden.

ISIL #

International Standard Identifier for Libraries and Related Organisations; Ein internationales Kennzeichen für Bibliotheken, Archive und Dokumentationsstellen. Besteht aus einem Länderpräfix, worunter jedes Land eigene Kennungen vergeben kann. In den meisten Ländern gibt es “ISIL Agenturen”, die ISILs für dieses Land vergeben.

Beispiele #

ISSN #

International Standard Serial Number; Wie die ISBN, aber für Serienwerke. Z.B. die dieses Blogs 2960-4508.

Jahrgang #

Jahrgang werden alle Ausgaben einer Zeitschrift bezeichnet, die innerhalb eines Jahres erschienen sind. Ein Jahrgang hat meisten eine Jahrgangszählung, die ab dem ersten Erscheinungsjahr mit 1 beginnt und fortlaufend weitergeht.

Loseblattsammlung #

Loseblattsammlung ist eine Art Buch, das jedoch nicht fest gebunden ist, sondern vielmehr aus einer Vielzahl einzelner, austauschbarer Blätter besteht. Durch Ergänzungslieferungen werden die Werke aktuell gehalten, die händisch einzuordnen sind. Oft Rechtskommentare.

MARC21 #

Machine-Readable Cataloging (Version 21); Standards für die Repräsentation und den Tausch von bibliographischen Daten in maschinenlesbarer Form.

Magazin #

Lagerraum, Lagerhaus; im Bibliotheksjargon ein Bücherdepot.

Werk #

Eine individuelle geistige bzw. intellektuelle Schöpfung z.B. Pride and Prejudice.

Expression #

Eine intellektuelle Realisierung eines Werkes z.B die deutsche Übersetzung von Pride and Prejudice von eine*r Übersetzer*in.

Manifestation #

Physische Verkörperung einer Expression eines Werkes z.B das 2009 erschienene Taschenbuch von Stolz und Vorurteil.

Exemplar #

Einzelnes Exemplar einer Manifestation z.B.: Das Exemplar in der Öffentlichen Bücherei am Urban-Loritz-Platz mit der Signatur AJ123.

Metadaten #

Metadaten sind „Daten über Daten” und dienen zur Identifikation von meist elektronischen Dokumenten. Sie beinhalten u.a. Informationen über Herkunft, Entstehungszusammenhang, beteiligte Personen und Aktualität.

Mikroformen #

Bilder, die stark fotografisch verkleinert sind und auf einem Mikrofilm oder Mikrofiche gespeichert werden. Können nur mit einem speziellen Gerät gelesen werden.

Mikrofilme #

…sind auf einer Rolle aufgerollt.

Mikrofiche #

…können auf einem Karteiblatt (DIN A6) verkleinerte Textseiten in mehreren Reihen wiedergeben.

Nationalbibliothek #

Sammelt und archiviert alles, was in einem Staat oder Sprachraum erscheint. Führt die Nationalbibliografie.

OPAC #

Online Public Access Catalog; Ein öffentlich, über das Internet zugänglicher, Bibliothekskatalog.

ÖNB #

Österreichische Nationalbibliothek.

Open Access #

Open Access ist der freie Zugang zu wissenschaftlicher Literatur und anderen Materialien. Meist im Internet.

Pflichtexemplar #

Aufgrund eines Gesetzes muss der Verlag oder Autor eines Buches immer Exemplare an meistens Institutionen des folgenden Typos weitergeben:

• Nationalbibliothek
• Landesbibliothek
• Universitätsbibliothek

Bei einigen Bundesländern, die keine eigene Landesbibliothek oder Universitätsbibliothek haben, übernimmt eine andere Institution diese Aufgabe (kann auch in einem anderen Bundesland sein).
Es gibt auch Institutionen wo eine Angebotspflicht besteht, dann kann die Institution entscheiden, ob sie ein Exemplar möchte oder nicht.

Provinenzprinzip #

Verfahren zur Sortierung von Archivgut: Es wird je nach Herkunftsstelle (Provenienzstelle) zusammengefasst.

RDA #

Resource Description and Access; ein internationales Regelwerk für die Katalogisierung in Bibliotheken.

Sachbuch #

In der Regel ein wissensorientiertes Buch, das sich an Menschen richtet, die sich über ein spezielles Thema informieren möchten, ohne Fachleute auf diesem Gebiet zu sein.

Sacherschließung #

Beschreibung des Inhalts des Buches in Stich- und Schlagworten.

Siehe auch: Formalerschließung

Signatur #

Kombination von meist Zahlen und Buchstaben, mit der Standort eines Buches in einer Bibliothek auffindbar ist.

Typen von Ressourcen #

Einzelne Einheit #

Ressourcen die einmal Erscheinen und damit abgeschlossen sind (Monografien).

MTM #

Mehrteilige Monografie; Ressourcen, die entweder gleichzeitig oder nacheinander in mehreren Teilen erscheinen, mit dem Ziel, innerhalb einer begrenzten Anzahl an Bänden abgeschlossen zu werden (z.B Lexika in mehreren Bänden). Auch, wenn die Ressource vor dem geplanten Ende eingestellt wird, kann sie eine MTM sein.

FR #

Fortlaufende Ressource; Eine Reihe von Monografien, die in aufeinanderfolgenden Teilen erscheinen, in der Regel mit einer fortlaufenden Zählung, die kein vorbestimmtes Ende hat (Zeitschrift, Zeitung, monografische Reihe). Die bereits erschienenen Bände werden nicht laufend durch Aktualisierungen verändert, sondern bleiben bestehen und werden nicht ergänzt, verändert oder verkürzt. Wird auch „Schriftenreihe” genannt.

TAT #

Teil mit abhängigem Titel: für Teile ohne Titel bzw. ohne spezifischen Titel, der nicht für sich allein stehen kann.

Beispiele TAT #

• A–Burchill
• Ukraine.
• Mietwohnungen
• Neue Arbeitsplätze

TUT #

Teil mit unabhängigem Titel: für Teile, die spezifische Titel haben, die allein, ohne den Titel der übergeordneten Aufnahme, aussagekräftig sind.

Beispiele TUT #

• Praxishandbuch Datenschutzrecht
• Rechtsfragen zur Intergeschlechtlichkeit
• Entwicklung der Wirtschaft Österreichs 1950-1955 im Hinblick auf die Auswirkungen des Krieges
• tin*stories Trans | inter | nicht-binäre Geschichte(n) seit 1900

Ingegrierte Ressource #

Veröffentlichungen, die durch Aktualisierungen ergänzt oder verändert werden, wo die Aktualisierung nicht getrennt, sondern in das Gesamtwerk integriert wird (Loseblattsammlung).